Вопрос: можно ли сокращать вакантные должности? В организации планируется провести сокращение штата. Работников планируем уволить по сокращению 1 декабря 2016 года, предварительно уведомив их за 2 месяца о предстоящем увольнении по сокращению, а новое штатное расписание ввести в действие со 2 декабря 2016 года (на следующий день после увольнения работников).На сегодняшний день в штатном расписании организации имеется должность, например, слесаря-сантехника в количестве 5 штатных единиц, из которых 4 единицы - являются вакантными. Должность слесаря-сантехника планируется исключить из штатного расписания со 02.12.2016г. Можно ли в приказе о сокращении штата указать, что сокращению подлежат все 5 единиц по должности (в т.ч. вакантные-4 единицы), или необходимо до начала мероприятий по сокращению штата, т.е. до утверждения приказа о сокращении штата, исключить 4 вакансии, путем утверждения нового штатного расписания, а в приказе о сокращении штата указывать только занятую единицу? Как правильно?

Ответ

Ответ на вопрос:

Для исключения из штатного расписания вакантных должностей на надо соблюдать процедуру, установленную для сокращения работников, поскольку в данной ситуации не будет производиться увольнение.

Поэтому вакансии исключаются из штатного расписания приказом руководителя организации в срок, необходимый для работодателя.

В этой связи до начала процедуры сокращения штата или численности работников, следует исключить из штатного расписания все вакантные должности, на которые вы не планируете принимать новых сотрудников или переводить подлежащих сокращению.

Для этого можно издать приказ руководителя о внесении изменений в действующее штатное расписание или утвердить новое штатное расписание.

После того, как вакантные должности будут исключены из штатного расписания, начинайте мероприятия по сокращению штата или численности работников.

Отменить или уменьшить размер «климатических» надбавок можно только после того, как работник перестанет трудиться на особой территории или сменит ее на более благоприятную.

Но от некоторых надбавок можно отказаться. Речь идет о выплатах, которые работодатель установил по собственной инициативе. Например, за ненормированный рабочий день. Но и в этом случае придется предупредить каждого работника с подобной надбавкой. Хотя руководитель подпишет штатное расписание текущей датой, начнет оно действовать через 2 месяца.

Корректировка премий. Размер премиальных выплат не стоит указывать ни в штатном расписании, ни в трудовом договоре. Иначе вы возьмете на себя обязанность ежемесячно премировать работника фиксированной суммой.

В случае спора штатное расписание с конкретной суммой премии станет для суда доказательством того, что премия является гарантированной выплатой, которая входит в систему оплаты труда. Поэтому все вопросы вознаграждения пропишите в локальном акте. В штатном расписании ограничьтесь окладом и надбавками, которые нельзя не платить.

Форму штатного расписания разработайте самостоятельно или используйте (). Согласовывать с профсоюзом штатное расписание не нужно. Согласно ТК РФ мотивированное мнение профсоюза необходимо только в случаях, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Для штатного расписания такого требования нет.

Работодатель не обязан знакомить работника со штатным расписанием

На заметку:

суд отклонит иск работника, который не согласен со структурой штатного расписания. Сам по себе документ не нарушает права работника. Правильно ли работодатель составил штатное расписание — это не вопрос трудового спора ().

Роструд считает штатное расписание локальным нормативным актом. Одни суды соглашаются с ведомством, а другие относят его к организационным документам работодателя. Но и суды, и чиновники единодушны в том, что знакомить работников со штатным расписанием не нужно.

Работодателей беспокоит вопрос относительно ознакомления из-за ГИТ. Инспекция выдает предписания и штрафует, если в листе ознакомления с локальным нормативным актом нет подписей работников. За нарушение ст. 68 ТК РФ компания заплатит до ₽ 50 тыс. ().

Но проверять, знаком ли коллектив со штатным расписанием, инспектор не будет. Такой документ не связан непосредственно с трудовой деятельностью работников. К тому же закон не обязывает работодателя знакомить работника с этим документом ни при приеме, ни в процессе работы.

Интерес работников к штатному расписанию возникает гораздо позже. Они вспоминают о нем при подготовке к суду с работодателем. Работники спорят, если:
— не довольны разницей в окладах с коллегами;

— хотят добиться признания отношений трудовыми;

— не согласны с сокращением и т. п.

Работники просят копию штатного расписания со ссылкой на ст. 62 ТК РФ. Они ждут, что работодатель подготовит нужные документы в течение 3 рабочих дней. Но выполнять эту просьбу не обязательно. Выдайте заверенные копии документов, которые касаются только работы сотрудника. Например приказ о приеме на работу или расчетный листок.

Отказ объясните так. Штатное расписание не имеет отношения к выполнению трудовой функции и оно не регулирует деятельность работника. Поэтому работодатель не обязан выдавать копии штатного расписания в порядке ТК РФ. Доводы копаний полностью устраивают суды и они отмечают, что такой отказ не нарушает прав работника (определения Приморского краевого суда , ).

Кстати

Штатное расписание поможет провести спецоценку и отказать в приеме на работу

Штатное расписание нужно не только для сокращений. По нему определяют число рабочих мест для спецоценки. Также оно докажет, что для соискателя в компании нет вакансии.

Работодатели используют штатное расписание в ряде мероприятий. Одно из них — обязательная спецоценка (). Для ее проведения комиссия утверждает перечень рабочих мест (). За основу берут штатное расписание и квалификационные справочники. Наименование каждого рабочего места вносят в разд. II отчета о спецоценке ( Инструкции, утв. ).

Штатное расписание — это и хороший повод отказать кандидату в найме. Суд признает отказ правомерным, если в штатном расписании не будет вакансий. В данном случае работодатель не допускает дискриминации кандидата ().

Без нового штатного расписания увольнять по сокращению нельзя

Работодатель сокращает штат или численность по разным поводам. Например, когда нет средств для зарплаты, меняется сфера деятельности или происходит реорганизация. Работники не вправе настаивать на сокращении. Это решение принимает работодатель (апелляционные определения , ).

К слову сказать:

работник докажет найм в ком- панию даже без штатного расписания. Ему достаточно подтвердить, что к работе его допустил уполномоченный сотрудник. Ссылка на отсутствие должности в штатном расписании работодателю не поможет ().

Начните мероприятия по сокращению с утверждения нового штатного расписания. Оно покажет, кого из работников нужно увольнять, а кто останется в компании.

Без нового штатного расписания нет сокращения, а значит, увольнение незаконно (апелляционные определения , ).

Применяйте аналогичное правило при реорганизации компании. Не важно, делится она на несколько организаций или происходит их слияние ( , ). Если в новом штатном расписании должность работника есть, то увольнять его по сокращению нельзя. Это следует из и определений Приморского краевого суда , .

Утвердите новое штатное расписание текущей датой, а введите его в действие через 2 месяца ().

Работодатель вправе увеличить срок. То есть ввести штатное расписание не через 2 месяца ровно, а через 2 месяца и 20 дней. Тогда вы вовремя предупредите всех работников, даже тех, кто болеет и в отпусках.

Увольте работника в последний день существования должности в старом штатном расписании (определения , ).

Пример
07.12.2015 директор подписал приказ об утверждении нового штатного расписания. С 25.02.2016 оно вступит в силу. Из нового штатного расписания исключены 2 единицы по должности «специалист». Но они заняты работниками. Поэтому 08.12.2015 их уведомили о предстоящем увольнении по ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Днем увольнения работников будет 24.02.2016.

Работники спорят с работодателями о последнем дне работы. Обоснование — их уволили раньше, чем работодатель сократил должность. День ввода в действие нового штатного расписания и день увольнения должны совпадать.

Есть решения, где суд встал на сторону работника. Липецкий областной суд заявил, что пока должность есть в штатном расписании, увольнять нельзя (постановление от 14.05.2015, ).

О дате увольнения высказался и Роструд. Но придерживаются ли чиновники позиции, которую высказал Липецкий областной суд, до конца не понятно. Предлог «с» можно трактовать по-разному: и что работник в этот день уже уволен, и что этот день последний в компании.

Цитируем документ
«<…> новое штатное расписание <…> вводится в действие не позднее того дня, с которого работники подлежат увольнению <…>» ().

В случае спора используйте такие доводы.

Трудовые отношения нельзя продолжить после того, как должность исключили из штатного расписания. У работника нет оснований, чтобы выходить на работу после сокращения должности. По всем документам его рабочее место перестанет существовать, а выводить работника за штат противозаконно. Кроме того, новый ФОТ рассчитан без учета дополнительной единицы. В то же время работодателю нужно решить вопрос с оплатой его выхода.

Аргументы работника о необоснованности сокращения суды не учитывают. Они не вникают в причины, а проверяют процедуру увольнения. В том числе, сверяют штатные расписания, которые действовали до и после сокращения.

Работник проиграет, если в новом штатном расписании его должности нет, а работодатель выполнил процедуру увольнения (апелляционные определения Московского городского суда , Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

Причины внесения изменений

Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

• Изменение структуры предприятия.
• Реорганизация.
• Изменение объемов деятельности.
• Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
• Изменение законодательной базы.
• Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
• Сокращение штата.
• Оптимизация работы предприятия.
• Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
• Изменение заработной платы.
• Переименование должностей.

Способы и особенности внесения изменений

Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

1. Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.

При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

1. Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
2. Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
3. Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
4. Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

Кто и как составляет приказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

1. Название организации или филиала. Указывается полное название.
2. Дата составления.
3. Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
4. Основания для изменений.
5. Дата вступления изменений в силу.
6. Перечисления изменений. При этом указывается:

• должность;
• оклад для конкретной должности;
• количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.

1. Подпись ответственного лица.

Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

• Отдел кадров.
• Бухгалтерия.
• Планово-экономический отдел.
• Отдел труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

Образцы приказа в зависимости от вида изменений

Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

Появление новой должности

Отмечается дата введения новой должности в штат:

Сокращение штата

В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

Переименование должности

В этом случае отмечается наименование нового названия:

Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

Изменение оклада или тарифной ставки

В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

Ликвидация вакантных должностей

Перечисляются исключаемые штатные единицы:

Существенные изменения документа

Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

Штатное расписание – основополагающий документ, который должен быть на каждом предприятии. Естественно, что на государственных предприятиях оно разрабатывается и оформляется строго в соответствии с установленными правилами, а на частных предприятиях в более свободной форме.

От правильной расстановки кадров зависит четкая слаженная работа всего коллектива , где количество штатных единиц на выполняемую работу соответствует ее объему, не должно быть мест, где человек «отбывает время», в то время как в соседнем отделе за те же деньги работают «не поднимая головы».

Как организовано предприятие, из каких отделов, цехов, бригад оно состоит, какое количество людей занято какими работами, сколько получают – всю информацию можно получить из этого документа.

Для оформления штатного расписания существует специальная форма, утвержденная в 2004 году.

При небольшом количестве работников возможно перечисление состава на одном бланке, в иных случаях состав каждого структурного подразделения оформляется на отдельном листе.

Начинается заполнение расписания с заполнения «шапки» . Вписывается:

• код предприятия, соответствующий классификатору предприятий и организаций, сокращенно ОКПО.
• название организации, как оно записано в учредительных документах.
• дата составления штатного расписания и присваивается номер, на начало года обычно это номер один, но возможна нумерация и по годам. Даты составления и утверждения могут не совпадать.

Скачать образец формы Т-3 для изменения штатного расписания можно .

Период действия штатного расписания

Обычно штатное расписание утверждают на год.

Под словом «УТВЕРЖДАЮ» пишутся номер приказа, которым проводится штатное расписание, его дата, и проставляется число штатных единиц, получившиеся суммированием итогов по графе 4.

• В самой таблице в первой графе пишется название структурно подразделения и его код, если их много на предприятии
• В третьей графе перечисляются все должности для каждого структурного подразделения, начиная с управляющего звена и заканчивая работниками с указанием квалификации, степени, разряда
• Во четвертой графе указывается количество штатных единиц на данную специальность с данным уровнем квалификации, минимально от четверти ставки и больше, их может быть несколько
• В пятой графе указывается соответствующий должности размер оклада на одного человека
• В следующих графах указываются всевозможные ежемесячные надбавки,за дополнительные навыки и нестандартные ситуации, такие как ученая степень, тяжелые условия труда, за знание иностранных языков и другие.

По каждой строчке суммируется величина оклада и надбавок и умножаются на количество ставок.

Например есть две ставки водителя дальнобойщика с окладом 15000 руб. Часть маршрута в их работе приходится на заграницу, поэтому предусмотрена надбавка 1500 руб. за знание языка, за тяжелые условия труда 1000 руб.

Складываем 15000+1500+1000=17500 руб х 2 чел. Получаем месячный фонд оплаты водителей.

Полученные по всем должностям итоги суммируются, и полученная сумма будет месячным фондом зарплаты предприятия.

Штатное расписание визируется начальником по кадрам и главным бухгалтером, или просто главным бухгалтером на небольшом предприятии.

Все названия структурных подразделений, должностей, надбавок для государственных предприятий должны быть взяты только из соответствующих утвержденных перечней,неправильно вписанная в трудовую книжку должность может лишить его пенсии. Размеры окладов не могут быть меньше утвержденного минимума.

Когда необходимо внести изменения в штатное расписание?

Изменения штатного расписания отражают перемены на предприятии.

Будь то открытие новых перспективных филиалов, закрытие не приносящих прибыли цехов, смена названий отделов или должностей, замена одних другими, появление новых, исключение должностей и структурных подразделений, перемены в оплате, за всеми действиями стоят конкретные работники, выполняющие конкретную работу.

И когда происходят изменения в структуре предприятия, они отражаются и в штатном расписании .

Иногда достаточно внести изменения в штатное расписание, а иногда их слишком много и необходимо составлять новое, которое утверждается приказом о создании нового штатного расписания и оно получает другой номер.

Что представляет собой приказ о внесении изменений в штатное расписание?

1. Руководитель распоряжается подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывается:

• название организации, город, дата приказа, его номер.

2. Затем идет формулировка: О внесении изменений в штатное расписание.

3. Указывается причина, по которой происходит изменение . Звучит это так:

• В связи с улучшением структуризации,
• В связи с совершенствованием предприятия,
• В связи с увеличением количества указанных услуг и т.д.

ПРИКАЗЫВАЮ:

5. В последнем пункте указывается, кто будет заниматься внесением изменения и в какие сроки.
Подписывается руководителем, исполнителем . Лица, которых касается этот приказ, оставляют свои подписи под титулом с приказом ознакомлен.

Это традиционная форма составления приказа, так как четкого утвержденного шаблона не существует.

Приказы, касающиеся изменения должности, должны быть даны работнику для ознакомления, а от него получено письменное согласие, в трудовую книжку делается запись, соответствующая изменению.

При изменении окладов и надбавок работник должен быть уведомлен за 2 месяца, изменения отражаются в трудовом договоре.

Особый случай: сокращение численности работников определенных уровней должностей или самих должностей. Если оно повлечет за собой увольнение сотрудников по сокращению, ст.81 ТК, администрация обязана предупредить их за два месяца, ст.180 ТК.

Утвержденное приказом, например, 1 января, измененное штатное расписание начинает действовать через два месяца, 1 марта.

Чем важны изменения в приказе?

Все приказы по личному составу, где есть упоминание о занимаемой должности, перемещениях, оплате, регистрируются в книге приказов и хранятся постоянно, копия подшивается в личное дело того, кого он касается.

При любых спорных вопросах приказ обязательно принимается во внимание судом.

Споры о незаконном увольнении, неправильной выплате компенсации, вопросах, возникающих при начислении пенсии, делают приказы об изменениях в штатном расписании объективным свидетельством и неопровержимым доказательством , в котором четко указано соответствие оклада и надбавок занимаемой должности.

Получить материальную помощь от организации не так уж и сложно. Образец заявления и правила его составления есть .

Кто занимается составлением приказов?

Составление приказов по кадровой работе, если нет отдела по кадрам, выполняется по распоряжению руководителя лицом, на которого приказом возложена такая обязанность. Если предприятие небольшое, обычно возлагают кадровую работу на секретаря или бухгалтера и оформляют специальным приказом.

Помимо того, что штатное расписание отражает структуру предприятия, оно наглядно демонстрирует расходы на зарплату, что способствует правильному планированию процесса, распределению кадров, и, в конечном итоге, сказывается на эффективности работы организации.

Должна быть в каждой организации, она позволяет исправлять ошибки в работе и быть на связи с клиентами. О правилах ведения этой книги читайте по ссылке.

Производство приказов о внесении изменений помогает отслеживать состояние штатного расписания , уведомлять сотрудников о переменах, копия приказа отдается в бухгалтерию для своевременных начислений, и подшиваются в личный дела тех сотрудников, которых они касаются, по ним проводятся записи в трудовых книжках, и они хранятся в личных делах, помогая разрешать вопросы о начислениях, в случае их возникновения.

О том, как изменить штатное расписание в ЗУП 3.0 смотрите в этом видео:

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Изменение окладов

Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должно сть есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

В ТКРФ нет прямого требования о наличие штатного расписания в каждой организации, однако в постановление Госкомстата России от 05.01.04 №1 предусмотренно, что унифецированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т.ч. форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания - форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
- ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод - это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.
Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.
Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.