"Зарплата", 2013, N 1

ЕСЛИ ДИРЕКТОР УХОДИТ В ОТПУСК

Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Директор - это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 "График отпусков", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье "График отпусков: составляем круглый год" // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". Смотрите образец 1 на следующей странице.

Образец 1

Приказ о предоставлении отпуска

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: "В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)".

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Особый статус - особый порядок планирования отпуска

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Делегирование полномочий на время отпуска

Директор - первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Убываю в очередной отпуск...

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Образец 2

Приказ о делегировании полномочий

Доверяю...

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в ст. ст. 185 - 186 Гражданского кодекса:
- доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
- в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
- срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Образец 3

Доверенность

Право первой подписи

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Кого оставить заместителем

Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

Штатный заместитель

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Образец 4

Должностная инструкция заместителя директора (фрагмент)

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса: "При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата".

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

Образец 5

Трудовой договор (фрагмент)

Штатного зама нет

В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Образец 6

Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

Закон не устанавливает конкретных квалификационных требований к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора
Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье "Материальная ответственность руководителя компании" ("Зарплата", 2012, N 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Когда директор никого вместо себя не оставил

Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д., кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

О.Н.Русакова
Специалист по трудовому праву

В случае если руководитель является собственником компании, он самостоятельно решает, когда и где ему отдыхать. Никаких заявлений в этом случае он не пишет.

Генеральный директор — наемный работник

В данном случае возможны два варианта.

Вариант 1

Если в Уставе указано, что решение об отдыхе первого лица организации принимается на общем собрании участников общества, гендиректор пишет заявление на имя председателя собрания собственников организации.

На собрании собственников это заявление рассматривается, и принимается одно из решений:

• одобрить;
• перенести;
• отказать.

Решение собственников мотивируется конкретными производственными причинами. В графике директор есть.

Если отдых одобрен, издается приказ в свободной форме. Кто подписывает приказ на отпуск директора — председатель собрания собственников.

В остальных случаях отпуск первого лица либо просто откладывается во времени, либо человеку придется писать новое заявление.

Если просьба будет одобрена, необходимо передать на некоторое время его полномочия лицу, способному руководить предприятием. Приказ на ИО директора на время отпуска подписывается председателем собрания учредителей.

Вариант 2

Если в Уставе нет информации о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых выходных шефу, руководствоваться следует нормами .

Необходимые документы

При убытии начальника необходимо подготовить:

1. Решение собственников компании, если директор наемный; если собственник — переходим сразу ко второму пункту.
2. Приказ на отпуск.
3. Нормативный документ о временном возложении обязанностей первого лица на другого работника, на первого заместителя например.
4. Доверенность на представление интересов, которая может понадобиться, например, в суде или банке (для суда приказа о временном исполнении обязанностей будет недостаточно, см. Письмо Минфина России от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227).

Также необходимо заранее позаботиться об отпускных руководителя, которые должны быть ему перечислены за три дня до убытия в отпуск.

Прерванный отдых

В особых случаях гендиректора можно попросить прервать отдых, согласно правилам, указанным в . Такое решение может быть принято на собрании собственников компании и оформлено соответствующим распоряжением. Однако в этом случае генеральный может не согласиться прервать свои выходные. Отзыв возможен только по желанию самого руководителя, которое оформляется в форме заявления о преждевременном возвращении к своим обязанностям.

Любой работник компании имеет полное право на отдых, ведь по своим правам он ничем не отличается от рядового человека. Также этот пункт прописан в Трудовом кодексе, поэтому любой владелец фирмы должен следовать ему.

Каждый знает, как необходимо писать заявление, чтобы оно было правильно оформлено, но вот отпуск генерального директора – это совершенно другой вопрос, ответ на который может быть не прописан в ТК. Особенно сложной ситуация становится, если генеральный директор является учредителем компании.

По уставу

Первый документ, где может быть точно прописан весь путь получения отпуска для генерального директора – главный устав фирмы. Как правило, записывается условие, при котором директор может собрать всех учредителей, решающих поставленный вопрос.

Алгоритм действий:

• директор должен составить и написать заявление на имя председателя собрания учредителей;
• после этого, собрание принимает решение;
• согласно принятому решению, выпускается приказ;
• на время отпуска, собрание назначает другого человека на место директора.

Такой приказ должен будет подписать сам директор, в котором указывается имя того, кто будет занимать временное место отдыхающего, а также срок отпуска. После того, как директор вернется из отпуска, работник отдела кадров должен будет внести всю информацию в .

Нужно ли писать заявление на отпуск генеральному директору

Директор должен будет написать заявление на отпуск, как и любой другой работник. Бланк должен иметь в себе заполненные поля времени отсутствия, ФИО составителя. Документ отправляется к акционерам, которые должны будут рассмотреть заявление.

Но также есть и способ, при котором процедура не требует оформления заявления. В таком случае, документ не будет отправляться к акционерам, а значит, как можно скорее получится отправиться в отпуск. Все что необходимо при таком варианте – составить приказ, который временно назначит исполняющего полномочия директора.

На самом деле, большинство директоров даже не нуждаются в оформлении отпуска, так как в уставе компании просто не указано, каким способом должна проходить вся операция. Если директор пользуется такой возможностью, то он записывает свой период отпуска еще заранее.

Что должен подготовить директор, если он хочет отправиться в отпуск:

• Трудовое соглашение об установлении сроков.
• Приказ по установленной форме. Но только при том случае, когда он сам имеет полномочия, разрешающие подписывать приказ об отпуске для самого себя. Так как этот документ является простой формальностью, то даже председатель общего собрания может подписать и составить приказ.

Директор может передать свое место на время отпуска следующим лицам:

• Заместителю директора.
• Сотруднику, который выполняет поручения директора.
• Начальник структурного подразделения.
• Сотруднику, специально нанятому для выполнения временных обязательств. Таких людей нанимают при помощи «срочного» договора.

Сам закон же никак не прописывает, какой опыт или уровень квалификации должен быть у человека, которого могут назначить временным исполнителем обязанностей.

Составление и образец приказа

Порядок оформления приказа на отпуск для кадрового отдела будет составляться совершенно по-разному, в зависимости от того, кто лоббирует предоставлением отпуска директору.

Если же решение кладется полностью на плечи общества, тогда подписывать приказ должен человек, выбранный обществом для этого действия. Все полномочия таких представителей общества прописаны в протоколе общего собрания. Тогда необходимо составлять документ формы Т-6.

Но данный документ будет немного изменен по правилам, которые прописаны в постановлении №20. В таком случае, будет изменяться графа «Уполномоченное лицо общества». То есть, здесь будет написано имя того человека, который был выбран обществом для подписания документа.

В том случае, когда за составление и соглашение отпуска отвечает руководитель, то заявление на отпуск будет писаться по форме Т-6 и должно быть подписано самим же директором.

Приказ должен содержать:

• реквизиты;
• номер;
• имя, фамилию, имя;
• должность;
• структурное подразделение;
• рабочий год;
• длительность отпуска, исчисляемая в календарных днях.

Делегирование полномочий

Есть такие компании, которые в своем уставе заранее прописывают, что имя общества могут представлять сразу несколько лиц. В таком случае, передавать кому-то полномочия нет смысла, в противной ситуации приходится назначать того, кто будет заменять директора на его месте руководителя.

Для того, чтобы назначить определенного человека временным директором, пишется приказ с указанием полномочий, которые получает работник, а также срок работы. В дополнение, чтобы общество перестраховалось, компания оформляет доверенность, которая позволяет человеку выступать от имени ООО.

Если же выбранный работник не имеет в своем трудовом договоре пункта, который разрешает исполнять обязанности директора в его отсутствие, то приходится составлять дополнительный документ. Новый договор должен будет разрешать человеку не только работать по своей должности, но и в тоже время быть временным исполнителем обязанностей директора.

По большому счету, передача полномочий и другие важные шаги компания заранее просчитывает, так как уход генерального директора рано или поздно осуществится.

Именно поэтому многие люди стараются показать себя с лучшей стороны, чтобы получить временную должность и постараться выполнить все обязательства идеально. В некоторых случаях, совет общества замечает талант, рвение и желание развиваться, тем самым дает дорогу на повышение.

Если единственный учредитель ООО

Если же директор является единственным учредителем ООО, тогда весь алгоритм становится намного проще. Во-первых, для того чтобы оформить и подписать бумагу не нужны другие лица, директор сам себе выписывает отпуск, подтверждая подписью. После этого издается приказ с указанием лица, которое будет исполнять временно его должность.

Как правило, многие люди работают именно по такой схеме, так как являются директорами небольших обществ, которые просто не нуждаются в дополнительных учредителях. Особенно этот способ отправки в отпуск распространен в небольших городах, так как именно в такой местности сильнее всего развит малый и средний бизнес.

Отзыв из отпуска

Случаются такие ситуации, когда директор обязан быть отозван из отпуска. Данная возможность прописана в трудовом кодексе в статье 125, согласно которой досрочное возвращение может быть возможно только при согласии самого директора.

Отзыв из отпуска может быть оформлен разными способами, в зависимости от устава предприятия или согласно условиям, прописанным в ТК.

Алгоритм отзыва директора из отпуска:

• Другой учредитель или целое собрание имеет право вынести решение о том, что директор должен вернуться к своей рабочей деятельности в компании. Но чтобы этот документ имел силу, совет должен указать объективную причину для возвращения, например, решение проблемы, требующей его непосредственного присутствия.
• После того, как будет принято решение о возвращении с причиной, составляется приказ об отзыве учредителя.
• Когда документ будет готов, он отправляется к учредителю на подпись.

При той ситуации, когда директор является учредителем или же действует согласно Трудовому кодексу, то алгоритм серьезно уменьшается, достаточно только приказа о досрочном возвращении из отпуска.

Бланк приказа на отпуск генерального директора:

Расчет пособий

Так как генеральный директор является таким же работником компании, как и остальные сотрудники, то и выплаты рассчитываются по стандартному принципу. За расчет берутся двенадцать месяцев до отпуска, при условии работы в организации уже более одного года. Если же директор занимает свою должность менее года, то в учет идет фактическое время, проработанное в обществе.

Отпускные рассчитывают по данной формуле:

СУММА = ЗПср.д. х N

Чтобы определить, какую заработную директор получает за один день своей работы, используют формулу:

ЗПср. = ЗПгод. / 12 мес. / 29,3

ЗПгод – зарплата за год.

Отпускные рассчитываются не только из размера средней заработной платы, сюда также включают и должностные оклады, надбавки, премиальные и любые другие варианты увеличения официального дохода на должности директора.

Если же сотрудник отработал не полный период, то дневная зарплата уменьшится, поэтому изменится и шаги расчета средней получки.

Для начала бухгалтер определит, сколько дней директор работал:

Д_1 = Nмес. х 29,3

После этого необходимо понять, сколько дней было пропущены:

Д_2=29,3 / Дн.о. х Д п.о

Теперь после того, как известны две переменные, можно определить общее количество дней:

Последний этап – расчет средней заработной платы:

ЗПср. = (ЗПнач.) / (Добщ.)

Вся эта формула состоит из переменных:

Для наглядности необходимо привести пример.

Генеральный директор ООО «Дельфин» И.И.Николаев решил взять отпуск с 15.06. по 15.07. Известно, что размер его зарплаты за последние двенадцать месяцев составляет 1000000 рублей.

Тогда, следуя формуле, получим следующие расчеты:

ЗПср. = 1000 000 / 12 мес. / 29,3=2844.1 руб., СУММА = 2844.1 х 28 дней = 79634.8 руб.

Отпускные будут равняться 79634.8 руб.

Вопрос о том, в каком порядке уходит в отпуск директор, на кого пишет , если речь идет о коммерческом предприятии, должен оговариваться уставом.

Отметим, что, по общему правилу, заявление на отпуск, в том числе, генерального директора, не является обязательным документом. Но в уставе организации может быть предусмотрено, что вопрос об отпуске генерального директора решается на общем собрании участников (акционеров) общества. В такой ситуации потребуется составление заявления.

Оформление положенного директору отдыха может происходить по одному из трех возможных вариантов:

Уставом отпуск директора отдельно не оговаривается или директор является единственным учредителем;

Уставом предусмотрено, что решение об отпуске директора принимает общее собрание членов общества или акционеров;

Уставом предусматривается, что решение о своем отпуске директор может принимать самостоятельно.

В первом случае вопрос о том кому пишет заявление на отпуск генеральный директор, решается проще всего - руководитель предприятия может не писать заявление. Ему достаточно издать приказ, которым он объявит о своем решении уйти в отпуск с указанием даты его начала и продолжительности, а также о том, на кого из заместителей будут во время отпуска.

Если генеральный - единственный учредитель, ему также нет необходимости оформлять заявление на отпуск генерального директора образец. Отпуск предоставляется на основании решения учредителя. Должен быть издан по основной деятельности, которым необходимо назначить лицо, исполняющее обязанности директора на период отпуска.

Во втором случае заявление на отпуск генерального директора должно быть написано им на имя председателя общего собрания или же в адрес самого общего собрания членов общества (акционеров). Заявление на отпуск генерального директора ООО, представлен ниже.

Из ответа

Третий вариант предоставления отпуска генеральному директору наиболее предпочтителен - в этом случае не нужно будет собирать общее собрание и добиваться кворума, чтобы принять, в общем-то, рутинное решение. Генеральный директор сможет самостоятельно решать, в какое время ему можно будет отдохнуть и сколько взять.

Следует отметить, что директор не является исключением, когда речь идет о составлении графика отпусков. Также, как и остальные сотрудники предприятия, они должен спланировать свой уход в отпуск заранее и сообщить его предполагаемую дату тому сотруднику, которому поручается составление . Заявление на отпуск генерального директора потребуется, если отпуск не запланирован в графике отпусков или этот вопрос надо согласовать с общим собранием.

Как оформить заявление директора генеральному директору на отпуск

Некоторые руководящие должности на крупных предприятиях также могут именоваться «директором». Обычно, это руководитель какой-либо службы, подразделения на каком-либо крупном предприятии. При этом, , предусматриваемой для этой категории работников - общий. Им нет необходимости согласовывать свой отдых с Советом директоров или общим собранием. Выразить свою просьбу о предоставлении дней отдыха они могут так же, как и все остальные работники предприятия - написав .

Обратите внимание! Если директор службы уходит в отпуск в соответствии с утвержденным на текущий год графиком отпусков, заявление генеральному директору можно не писать.

Когда директор одной из служб предприятия хочет испросить отпуск, изменив его дату и продолжительность, утвержденные графиком отпусков , на директора организации он должен будет написать в обязательном порядке. Это же относится к ситуации, когда он хочет взять , а графиком отпусков предусмотрен единовременный отдых.

Имеет ли право руководитель подписать трудовой договор с работником после своего отпуска?

Приняли нового сотрудника 1-го числа. В этот же день он подписал трудовой договор. Но руководитель организации с 1-го числа ушел в отпуск на 28 дней. Поэтому подписал трудовой договор 29-го числа. Это нарушение?

Трудовое законодательство не регламентирует сроки, в которые работник должен написать генеральному директору заявление на отпуск .

Заявление директора генеральному директору на отпуск будет подписано с учетом фактической производственной обстановки. Поэтому срок его подачи особой роли не играет - даже если подать его за месяц до предполагаемого отпуска, может последовать отказ и оспорить его будет невозможно. Этот вывод справедлив только для тех ситуаций, когда работник не имеет права воспользоваться отпусков в .

С другой стороны, оформление отпуска - кадровая процедура, требующая некоторого времени. Поэтому локальным актом работодателя может быть установлен минимальный срок подачи заявления на отпуск на директора . Этот срок должен быть достаточным для того, чтобы можно было успеть оформить. В том случае, когда вопрос об отпуске генерального директора решается общим собранием, руководителю предприятия необходимо будет написать соответствующее . Если это уставом предприятия не предусматривается, перенести отпуск директор может собственным решением.

Когда отпуск предоставлен по заявлению директора генеральному директору на отпуск, перенос может инициировать как сам директор, так и организация. В любом случае, оформить перенос можно, только если он согласован обеими сторонами.