Задолженность предприятия перед юридическими лицами, включая ИФНС и фонды, физическими лицами относится в учете к кредиторской задолженности. Долг образуется в результате отсрочки при нормальном деловом обороте или имеет просроченный характер. Для проведения анализа состояния задолженности проводится инвентаризация расчетов. В процессе ревизии выявляются категория, сроки, структура долгов, позволяющие регулировать платежеспособность компании.

Использование результатов инвентаризации

Данные инвентаризации расчетов с кредиторами используются в учете и при формировании годовой отчетности. Обязанность проведения ревизии перед составлением годовых балансов установлена стандартами учета в бухгалтерии, недостоверность данных которого влечет санкции по ст. 120 НК РФ и 15.11 КоАП РФ. Несмотря на строгие требования органов контроля к показателям бухгалтерской отчетностиосновная задача инвентаризации – получить данные для решения финансовых задач бизнеса.

Существование кредиторской задолженности влияет на показатели ликвидности, оборачиваемости, платежеспособности и могут быть использованы сторонними лицами при предоставлении инвестиционной помощи, заключения партнерских договоров, получения выгодных отсрочек в виде товарного кредита. Информация о причинах возникновения долгов и сроках позволяет проще управлять движением капитала.

Структура кредиторской задолженности

Долги перед контрагентами предприятия подразделяются по срокам погашения на краткосрочные и долгосрочные с подгруппами отсроченной, просроченной и безнадежной к погашению задолженности. В процессе инвентаризации перед комиссией ставятся задачи по определению правильности отражения показателей в учете, выявлению видов задолженностей по их группам. Своевременная проверка пассивов позволяет эффективнее регулировать платежи контрагентам.

В ходе инвентаризации выявляются:

• Обоснованность сумм учета по счетам в разрезе договоров. Особого внимания требуют контрагенты, выступающие в роли покупателя и поставщика.
• Задолженность кредиторам, по которым имеется отсрочка платежа, соответствующая условиям партнерских соглашений.
• Долги с наступившими сроками платежа, требующих оформления дополнительной пролонгации или погашения.
• Просроченные долги, по которым истек срок исковой давности.
• Задолженность, являющаяся безнадежной к погашению.

При оценке кредиторской задолженности необходимо рассматривать развернутые показатели счета, учитывающего данные по контрагенту. Практика показывает, что в учете встречаются случаи несвоевременно зачтенных авансов, меняющие картину об имеющейся задолженности.

Пример #1. Проводки при инвентаризации товара

Рассмотрим пример проведения зачета. Компания ООО «Альт» произвела авансовый платеж в размере 25 000 рублей предприятию ООО «Корвет» в счет будущей поставки товара. Сумма была учтена по дебету счета 60.02 в корреспонденции со счетом оплаты. Поставка товара была произведена на сумму 28 000 рублей (компания не начисляет НДС) и указана в учете по кредиту счета 60.01.

После поставки бухгалтером ООО «Альт» не был произведен зачет аванса и суммы числились по дебету и кредиту счета 60. После ревизии комиссия отметила в акте проверки необходимость зачета аванса в счет оплаты за поставку проводкой:

Дебет 60.01 Кредит 60.02 на сумму 25 000 руб.

Даты проведения ревизии расчетов с кредиторами

Должностные лица предприятия самостоятельно принимают решение о порядке и сроках проведения инвентаризаций. Условия, периодичность, оформление инвентаризации закрепляются в приказе об учетной политике компании. В обязательном порядке проведение инвентаризации предваряет формирование показателей годовой отчетности и при необходимости – для отдельных случаев.

В обязательном порядке ревизия расчетов с кредиторами проводится в случаях ликвидации компании или открытия процедуры банкротства. Инвентаризация проводится на этапе подготовки конкурсной массы для включения кредиторов в реестр с последующим распределением по очередности. Проведение ревизии расчетов у предприятия с вынужденным банкротством служит обязательным условием документооборота каждого этапа процедуры и в процессе нее.

Мероприятия, предшествующие инвентаризации

Проверке состояния кредиторской задолженности предшествует ряд подготовительных мер. При участии руководителя и штата бухгалтерии проводятся:

• Сверки с кредиторами. Документ составляется в произвольной форме развернутого оборота или сальдо на отчетную дату. Практика показывает необходимость проведения сверок также при отсутствии оборотов за отчетный период. Документ включает показатели по данным обеих сторон, удостоверенные подписями должностных лиц.
• Издание приказа на созыв комиссии и проведение инвентаризации. Необходимость в решении руководителя требуется для случаев проведения внеплановой инвентаризации. Если порядок ревизии и состав постоянно действующей комиссии утвержден в учетной политике или в отдельном ежегодном приказе, потребность в дублировании приказов отсутствует.

Состав комиссии традиционно включат членство не менее 3 человек. Председатель комиссии отвечает за процедуру проведения ревизии расчетов, достоверность показателей и соблюдение сроков представления данных.

Счета учета, рассматриваемые при проверке состояния расчетов

Источниками информации для проведения инвентаризации служат первичные документы. В ходе проверки рассматриваются данные накладных, выписок банка, договоров, актов сверок, оборотных ведомостей, учетных регистров и других форм делового документооборота. Данные первичной документации сверяются с оборотами счетов учета.

Оформление справки по результатам проверки

По окончании инвентаризации составляется справка по . Документ установленного к акту образца включает основные показатели, выявленные в проверке по поставленным задачам. Справка содержит:

• Полные данные о кредиторе с указанием адреса месторасположения, контактного телефона.
• Суммы долга, срока возникновения и краткого описания причин образования.

Данные указываются в разрезе договоров с указанием реквизитов подтверждающих документов – наименования, номера и даты формы. Справка и акт не содержат информации о величине НДС, включенного в состав задолженности. По желанию пользователей данных сумма может быть выделена в величине долга.На основании данных справки основные показатели переносятся в акт.

Оформление инвентаризационного акта

Решения, принимаемые по материалам инвентаризации

Результат инвентаризации рассматривается бухгалтерским работником на предмет проведения анализа, использования данных в учете, составления отчетности.При анализе инвентаризационных показателей производятся действия, зависящие от категории долга.

Безнадежная к погашению задолженность списывается на основании приказа. При списании потребуется проверить суммы НДС, ранее предъявленные к вычету по неоплаченным поставкам. Сумму налога потребуется восстановить, оплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию.

Ответы на часто задаваемые вопросы по инвентаризации

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся вопросы.

Вопрос №1. Имеется ли специальная форма приказа на проведение внеплановой инвентаризации?

Проведение инвентаризации осуществляется на основании приказа № ИНВ-22 (⊕ ). Особых требований к форме приказа не предъявляется. Состав данных должен определять даты, цель, состав комиссии.

Вопрос №2. В каком количестве экземпляров необходимо оформлять акт инвентаризации № ИНВ-17 и справка-приложение?

Максимальное число акта со справкой не ограничено. Документы формируются не менее чем в 2-х экземплярах, один из которых представляется в бухгалтерию для подтверждения показателей учета и корректировки данных.

Вопрос №3. Как списать безнадежную к погашению задолженность, выявленную при инвентаризации, если долг был образован при общей системе, до перехода на специальный режим на вмененном доходе?

Предприятия, применяющие специальный режим ЕНВД, обязаны вести учет внереализационных доходов и расходов, от разницы которых уплачивается налог на прибыль. Суммы списанных безнадежных долгов включают в состав внереализационных доходов.

Вопрос №4 . Что прилагается к инвентаризационному акту?

К акту прилагаются копии документов первичного учета, служившие основанием для получения сведений – акты сверок, договоры, накладные по поставкам, акты на возврат брака и прочие формы.

Вопрос №5 . Обязательны ли сверки перед ревизией со всеми контрагентами-кредиторами?

Проверка учетных данных с работниками и учредителями не требует предварительного составления актов сверки расчетов. Сверки с ИФНС, фондами и кредитными организациями проводятся по необходимости отражения данных и перед составлением годовой отчетности.

Задолженности, так же как любые активы, должны подвергаться . Не стоит проводить это мероприятие только потому, что этого требует закон. Это неприемлемо, так как не дает возможности выявить объем долгов, возврат которых сомнителен или вообще исключается. Результаты проверки позволяют улучшить учет и принимать более обоснованные управленческие решения. Кроме того, важно создать резервы для списания долгов, которые взыскать нереально. Важно так же правильно оформить акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, образец бланка доступен в интернете.

Количество, периодичность и проверяемые балансовой строки определяются во время разработки . Но есть ситуации, при которых проведение инвентаризации обязательно:

• перед составлением отчетов за год
• если планируется реорганизация или ликвидация
• после стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций
• после назначения новых работников на должности, подразумевающие материальную ответственность
• если планируется продажа (выкуп, передача в аренду) части активов
• при выявлении на предприятии порчи (злоупотреблений, хищений)

Отчеты за год разрабатываются после нового года, инвентаризация тоже проводится в январе, документы датируются числом, соответствующим времени проведения работ. Но в учете списания отражаются 31 декабря. Если отчеты составляются поквартально, то и оценки проводятся с той же периодичностью.

Для начала инвентаризационных работ требуется соответствующее – приказ по форме ИНВ-22. В этом документе указывается:

• причина проверки (контрольная, переоценка или др.)
• учетные счета, подлежащие переоценке
• сроки и порядок (при обязательной проверке проверяется все)

На любом предприятии должна быть создана комиссия, занимающаяся проверками. Председателя назначает руководство.

Основная цель переучета – проверить достоверность сумм, обозначенных в бухучете, и определить долги, которые пора отнести к категории безнадежных или сомнительных. Технически это сверка информации со счетов с данными первичных документов и их анализ.

Оценка задолженностей дебиторов

Финансовые отношения с покупателями и поставщиками отражаются в бухгалтерских строчках под номерами 60, 62 и 76. Это расходы на предварительную оплату и авансы, поставки товаров (оказание услуг, выполнение работ), суммы , рассчитанные за авансы, претензии к поставщикам, доходы, неполученные от долевого участия.

Чтобы убедиться в достоверности учета, проверяются все договора и расчеты. Сверяются взаиморасчеты со всеми контрагентами. Для этого создаются акты сверки для каждого дебитора. Если выявляется неточность, учетная запись корректируется.

Кроме внешних дебиторов существуют внутренние, для которых предназначены балансовые строки 70, 71 и 73. В их дебите отражаются суммы переплат по зарплате, средства, выданные отчет, долги работников по займам, возмещениям брака, ущерба, хищений.

Анализу подлежат также счета баланса под номерами 68 и 69, в дебите которых отражаются переплаты Налоговой инспекции, и внебюджетным фондам. В ООО проверке подлежит также строка баланса 75, в дебите которой отражаются долги по оплате акций и долей.

Полученные результаты используются для расчета сумм резервов, предназначенных для списания обязательств, переведенных в категорию сомнительных или безнадежных.

Оценка кредиторских задолженностей

В первую очередь с данными договоров сверяются учетные записи на строках баланса 60, 62 и 76, в кредите которых учитываются полученные предоплаты и авансы, невыполненные обязательства по купленным материалам и товарам (предоставленным услугам и выполненным работам), депонированная зарплата, НДС к вычету, начисленный на суммы предоплат и авансов. Так же, как при оценке дебетовых задолженностей, данные сверяются с контрагентами.

Часто основная часть – обязательства перед кредитными учреждениями по займам. Поэтому следующая важная позиция – кредит счетов баланса 66 и 67. Анализируются регистры и документы, полученные из кредитных учреждений (выписки, подтверждающие выплаты, графики), все договора. Помимо выплат, проверяется правильность расчета процентов.

Долги по сборам, страховым взносам и налогам учитываются на счетах 68 и 69. Чтобы точно определить их объем, в ФНС и ПФР отправляются запросы с просьбой выдать справки или проводится сверка.

В кредите счета 70 проверяется наличие долгов по выплате зарплат. Анализируются расчетные ведомости, расходные ордера касс, платежные поручения. Расчеты с работниками отражаются также в балансовых строчках 71 и 76 – это невозмещенные авансы, выданные подотчетным лицам, и невыплаченные компенсации. Проверке подлежит также кредит строки 75. На ней отражаются долги по дивидендам и акциям.

Результаты используются для принятия управленческих решений по улучшению платежной дисциплины и сокращению долгов.

Назначение формы инвентаризации

Каждое предприятие с 2013 года вправе разрабатывать для оформления результатов инвентаризации самостоятельно. За основу используется типовой бланк ИНВ-17. Каждый бухгалтер может дополнить его реквизитами, строками, колонками, или убрать лишние.

Например, в типовом бланке не выделены обязательства по НДС. Желательно создать дополнительную строку как в форме ИНВ-17, так и в приложении — справке, предназначенной для уточнения результатов проверки. В справке 6 колонок, в которых указывается должник, причина возникновения долга, сумма, дата оформления документа, подтверждающего долговые обязательства, наименование и номер этого документа.

Правильно заполненный бланк ИНВ-17 отражает истинное положение с дебиторскими и кредиторскими долгами. Это помогает принять решения по списанию сумм, переведенных в категорию сомнительных или безнадежных.

Каким образом оформляется форма

У бланка 2 части: лицевая и оборотная. На первой отражаются дебиторские долговые обязательства, на второй – кредиторские. В шапке документа указываются реквизиты предприятия (организации), вид и . Там же нужно указать основание, послужившее причиной проверки и дату проведения. Заполнять бланк можно как на компьютере, так и от руки (используя черную или синюю ручку).

В таблице, расположенной на лицевой стороне, 6 граф, в которых указываются номера учетных счетов, суммы, отраженные в балансе, подтвержденные/неподтвержденные дебиторами обязательства, долги, по которым истекли сроки давности. Таблица на оборотной стороне по структуре такая же, но в ней указываются кредиторские долговые обязательства.

После заполнения данные должны заверить члены комиссии. Чтобы документ приобрел законную силу, обязательно прилагается справка, содержащая данные синтетических счетов, регистров, журналов. И акт, и справка разрабатываются в двух экземплярах. Один комплект остается у комиссии, второй передается бухгалтерам.

Результаты оценки обязательно . Нереализованные долги дебиторов заносятся в расходы балансового счета «Прочие расходы», нереализованные долги кредиторов – в доходы балансового счета «Прочие доходы». Это позволяет оптимизировать учет и налогооблагаемую базу.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности - образец можно найти далее - отдельно может создаваться на тех предприятиях, где задолженность контрагентов достигает существенных объемов и влияет на финансовое благополучие всего предприятия. Когда и как проводится самостоятельная инвентаризация дебиторки и в чем не ошибиться, составляя приказ, узнайте из этого материала.

Периодичность проведения комплексной инвентаризации имущества и обязательств установлена ст. 2.1 Методических указаний по проведению инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Вместе с тем при определенных обстоятельствах может понадобиться инвентаризация отдельной составляющей активов предприятия — дебиторской задолженности (ДЗ). В качестве примеров таких обстоятельств можно привести следующие:

• накопление непогашенных долгов контрагентов в течение длительного периода, обусловленного в договорах и характерного для правил делового оборота в конкретной сфере бизнеса;
• специфика деятельности предприятия, при которой основную часть активов составляет ДЗ (например, деятельность по выдаче ссуд или инвестиционная деятельность);
• нехватка оборотных средств в результате того, что средства зависают в долгах контрагентов;
• ухудшение финансовых показателей по данным бухгалтерской или управленческой отчетности (например, коэффициента оборачиваемости ДЗ).

Формулу для расчета оборачиваемости ДЗ см. здесь .

Какие цели преследует инвентаризация ДЗ

Проведение инвентаризации ДЗ должно помочь решить такие задачи, как:

1. Определение фактического наличия ДЗ у предприятия — необходимо убедиться, что отражаемые в учете и отчетности суммы долгов реальны и являются действительно существующими долгами (а не, например, результатом бухгалтерских ошибок или неоперативного отражения данных в учете).

ВАЖНО! При проведении инвентаризации ДЗ анализируется дебетовое сальдо не только счета 62, но и прочих счетов, предназначенных для учета расчетов с контрагентами и персоналом: 60, 70, 71, 73.

Как провести анализ дебиторской задолженности, читайте в этом материале .

1. Определение контрагентов, которые фактически не являются дебиторами: например, если у одного и того же контрагента есть и дебиторская и сопоставимая кредиторская задолженность и возможно сделать . Взаимозачет однородных требований
2. Отражение корректных данных по инвентаризации в учете предприятия.

1. Разработка методов получения (взыскания) реально существующей сомнительной задолженности:

• претензионная работа;
• согласование возможности рассрочки либо реструктуризации долга с контрагентом;
• судебные иски, если досудебные мероприятия не дали результатов;
• возможность продажи долгов.

1. Выявление задолженности, которую взыскать уже нельзя, например, прошел срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ) или дебитор-организация ликвидирован (ст. 419 ГК РФ). По такой задолженности идет затем отдельная процедура списания.

Когда дебиторская задолженность признается просроченной, узнайте .

1. По итогам инвентаризации может также быть разработан и внедрен комплекс мероприятий по эффективному контролю и управлению ДЗ в дальнейшем.

ВАЖНО! Помимо балансовых счетов при инвентаризации дебиторки должны быть охвачены и забалансовые счета. Счет 007 предназначен для учета списанных безнадежных долгов, по которым еще может появиться шанс что-то получить. При составлении общей картины по долгам данные по счету 007 тоже следует учитывать.

Что должно быть указано в приказе об инвентаризации ДЗ

В приказ об инвентаризации ДЗ в обязательном порядке включается информация:

• о том, что руководитель предприятия приказывает провести инвентаризацию;
• о том, что именно должно быть проинвентаризовано;
• о сроках и порядке проведения инвентаризации и представлении ее результатов;

ВАЖНО! Порядок проведения инвентаризации может быть включен в сам приказ, а может быть оформлен отдельным приложением к приказу .

• о составе и председателе инвентаризационной комиссии;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для проведения инвентаризаций может быть создана постоянно действующая комиссия, члены которой привлекаются к проведению инвентаризаций на регулярной основе. В таком случае в приказе их можно поименно не перечислять, а сделать ссылку на отдельный приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Если же комиссия собирается разово, то в приказе следует перечислить должности и Ф. И. О. всех участвующих лиц.

• о лице, на которое возлагается ответственность за проведение предусмотренных инвентаризационных мероприятий;
• подпись руководителя с указанием должности и расшифровкой.

Образец приказа о проведении инвентаризации дебиторки с назначением состава комиссии можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец

Итоги

В отдельных случаях на предприятии требуется отдельно провести инвентаризацию дебиторской задолженности. Подобная инвентаризация оформляется отдельным же приказом, составляемым по определенным правилам. Скачать форму приказа с примером заполнения можно на нашем сайте.

Инвентаризация ДЗ и КЗ – для компаний процедура обязательная. Инвентаризация расчетов нужна при составлении годового отчета, и для того чтобы принять решение либо убедить инвесторов вложиться в ваш бизнес. Очень важно соблюдать порядок инвентаризации расчетов и не забывать нюансы как оформлять документ.

Порядок и срок инвентаризации

По правилу перед составлением итоговой отчетности за год компания должна проводить инвентаризацию.

И кроме того инвентаризацию могут провести по решению руководителя организации, например подготовка отчетности для совета директоров, где будут решать стратегические вопросы в развитии компании.

Организации важно правильно представлять, какие объемы задолженности, к получению можно рассчитывать и какой срок, нужно корректно проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.

Заключается инвентаризация в сверке величин, числящихся на счетах бухучета, оценка их отражения, и так же проверить задолженности на просрочки.

Чтобы провести инвентаризацию, организация должна сформировать инвентаризационную комиссию. В такую комиссию входят как, например административные организации, бухгалтерия и т.п.

!Важно Если вдруг один член комиссии отсутствуют, результаты проверки будут считаться недействительными.

После проверки организация должна корректно оформить результат инвентаризации расчетов. Если же инвентаризация проводилась перед годовым отчетом, то ее результат необходимо отразить в отчете за год. А если проводилась по другим причинам, то ее результат отражается в учете и отчетности месяца того в котором была она завершена.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Для того чтобы увидеть дебиторские задолженности компании необходимо произвести сверку расчетов по каждому должнику:

• Поставщики и подрядчики – нужно анализировать задолженность и аванс в резерве поставщиков и покупателей по счету:60,62,76;
• Расчет с персонала – смотрим на состояние расчета по оплате труда в резерве начислений и выплаты по счету:70,73;
• Расчет с бюджетом – проверяем задолженность и переплаты в резерве налогов и сборов по счету: 68,69;
• Расчет с учредителями – изучаем долги по дивидендам и неоплаченные части собственного капитала;

Для учета дебиторской задолженности являются счета, которые отражаются расчеты контрагента:

Чтобы правильно оценить дебиторскую задолженность контрагентов, лучше всего провести сверку по взаиморасчету с каждым из них. Если вдруг в ходе сверки будет выявлена неточность в учете по основанию, то компания должна скорректировать отчет и отразить ошибки в месяце, когда была выявлена.

На этом этапе важно оценить все объемы задолженности, и так же определить, можно ли сформировать резерв по долгам, и в каком размере. Каждую дебиторскую сумму на счетах необходимо проводить анализ на предмет сомнительности.

Дебиторскую задолженность по оплате труда, и так же выданные под отчет деньги нужно оценивать и объективно выявить. Для этого проводят инвентаризацию по счету 70, и 71,73. Обычно проверяют, у уволенных работников задолженность перед организацией, кто не отчитался по выданным авансам.

И кроме этого проводят анализ по дебетовому остатку по счету 68 и 69, есть ли переплаты в бюджет по налогам и сборам и в фонды (внебюджетные).

Инвентаризация кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность аналогична с дебиторской задолженностью, можно корректно выявить по результатам сверки взаиморасчетов с контрагентами (кредиторами). Инвентаризация расчетов с подрядчиками и поставщиками предполагает анализ по счету:

!Важно Все же есть и свои плюсы в плане налогообложения: если организация часто подписывали акты сверки, то кредиторская задолженность по таким контрагентам не нужно включать в налогооблагаемый дохода после трех лет со дня задолженности.

Чтобы увидеть объемы задолженности перед бюджетом по налогам, и внебюджетные фонды, лучше обратиться в ФНС с запросом, чтобы выдали справку о состоянии расчетов с налоговой службой, и страховые взносы. Так же по инициативе любой стороны можно провести совместную сверку расчетов.

Инвентаризацию расчетов с кредиторами по оплате труда тоже имеет большое значение, если при выявлении действительных объемов дебиторской и кредиторской задолженности компании, так как уровень кредиторской задолженности прямо влияет на коллектив и работоспособности.

!Важно Чтобы проверка была более эффективней, компания должна провести анализ всех ведомостей, и также расходные кассовые ордера и платежное поручение.

Часто основную кредиторскую заложенность в компании составляет долг перед банком, обязательна, нужна проверка кредитовых остатков по счету 60, 67. При этом очень важно правильно оценивать, какой остаток представляет собой краткосрочный и долгосрочный кредиторский долг. Чтобы выполнить такую задачу может помочь анализ бухгалтерских ресурсов компании, и так же полученные от банка документы (погашение кредиторской задолженности и выписка об оплате) .

!Важно. При анализе кредиторской задолженности, необходимо не забывать, что это задолженность по каждому кредитору должна быть проверенна на просроченность. Если же окажется что срок истек, или например, кредитор был ликвидирован, такую кредиторскую задолженность нужно списать с действующим порядком.

Образец заполнения результатов

Инвентаризация расчетов должна быть оформлена документально, после того как все операции будут завершены. Для этого нужно сформировать акт расчетов с заказчиками и покупателями, поставщики и другими дебиторскими и кредиторами по форме «ИНВ 17», или же по форме самостоятельно разработанной компанией, и справку (предложение к акту). Составлять такой акт нужно в двух экземплярах.

Уже заполненный акт инвентаризации расчетов необходимо подписать ответственным специалистом специально созданной комиссией.