Инвентаризация имущества производится по местонахождению. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации согласно п.2 ст.12 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательно:
При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
При смене материально ответственных лиц;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При реорганизации или ликвидации организации;
В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Основными задачами инвентаризации являются:
Выявление фактического наличия имущества;
Контроль за сохранностью ТМЦ и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
Выявление ТМЦ, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;
Проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
Проверка полноты отражения в учете обязательств.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии - руководителя организации или его заместителя, членов комиссии - главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.
Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: председателя комиссии - представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию, членов комиссии - специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
1. Подготовительный этап. Материально ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)".
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
2. Натуральная и документальная проверка. Проверяется фактическое наличие имущества и обязательств. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной - акт инвентаризации. Описи или акты составляются в двух экземплярах. При необходимости количество экземпляров может быть увеличено. Заполняются они чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
3. Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.
4. Сравнительно-аналитический этап. Производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.
5. Заключительный этап. Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее 5 лет.
Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств даны в Методических указаниях.
Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие -- списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Порядок регулирования расхождений, выявленных при инвентаризации имущества, достаточно четко определен в законе «О бухгалтерском учете». Расхождение между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
Недостача имущества и потери от его порчи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списывается на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов). Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена.
При этом делаются проводки: Д-т 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др. К-т 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостачу имущества и его порчу в пределах нормы естественной убыли относят на затраты на производство или расходы на продажу. Такой порядок применяется только при выявлении фактических недостач. 1) Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и другие
2) Д-т 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы». 44 «Расчеты
на продажу»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».
Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также
их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом делаются
проводки:
1) Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей»
К-т 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.
2) Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциях» К-т 94 «Недостачи и потери
от порчи и ценностей».
При недостаче и порче объектов основных средств предварительно делаются записи:
Д-т 02 «Амортизация основных средств» К-т 01 «Основные средства» - на сумму
накопленной амортизации;
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 01 «Основные средства» - на
остаточную стоимость основных средств.
При выявлении виновных лиц недостающие или испорченные объекты основных
средств оцениваются по рыночным ценам и оформляется проводкой:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциях» по субсчету «Расчеты по
возмещению материального ущерба» К-т 98 «Доходы будущих периодов».
В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании ущербных лиц отказано судом, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. При этом делается проводка:
1. Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
2. Д-т 99 «Прибыли и убытки» К-т 91 «Прочие доходы и расходы».
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10-ти дней
после ее проведения.
Таким образом, инвентаризация - важнейший инструмент определения
соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным
бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля за сохранностью основных
средств, товарно-материальных и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные
резервы с целью последующего их использования и дает информационный материал,
необходимый для принятия управленческих решений.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается инвентаризационная комиссия. В состав комиссии входят: руководитель организации, главный бухгалтер или заместитель главного бухгалтера, специалисты различных профилей (бухгалтеры, инженеры, агрономы, зоотехники и т. д.) и представители рабочих организации с различных видов производств. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица.
За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходимо провести подготовительную работу.
1. Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.
2. Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.
3. Руководитель организации и главный бухгалтер проводят инструктаж с членами комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.
4. Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т. п.).
5. К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры. Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения и обязательно в присутствии лиц, отвечающих за их сохранность.
Выявленные и пересчитанные ценности записывают в инвентаризационные описи. Их составляют строго по местам проведения инвентаризации, по материально ответственным лицам и на каждый вид ценностей.
По ценностям, не принадлежащим организации, составляют отдельные описи. Все описи готовят в двух экземплярах, один из которых передают материально ответственным лицам. После проверки фактических остатков ценностей и их регистрации в описи инвентаризационная комиссия совместно с бухгалтерией проставляет в ней остатки ценностей по данным учетных регистров и выводит излишки и недостачи.
Все описи подписываются председателем инвентаризационной комиссии и ее членами, а также соответствующими материально ответственными лицами.
Перед подписью материально ответственное лицо должно дать письменную справку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
В бухгалтерии организации данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, указанными в учете, и составляют сличительные ведомости по ценностям, по которым выявлены отклонения (излишек или недостаток). Сличительная ведомость подписывается комиссией и материально ответственным лицом.
По результатам инвентаризации каждая группа (бригада) инвентаризационной комиссии составляет промежуточный акт по конкретному участку, а по результатам полной проверки - общий акт инвентаризации. В акте указывают состав инвентаризационной комиссии, результаты ее работы, выводы и предложения. Акт инвентаризации утверждается руководителем организации.
По результатам работы инвентаризационная комиссия составляет протокол, содержащий ее решения и предложения; он также утверждается руководителем организации. Далее определяют порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета; эта работа должна быть проведена в течение 10 дней после окончания инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Для своевременного урегулирования расхождений между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета издается приказ руководителя организации с учетом решений и предложений, включенных в протокол инвентаризационной комиссии.
После проведения инвентаризации и оформления фактических данных в инвентаризационных описях и актах происходит сравнение полученных сведений с показателями бухгалтерского учета. Если в результате сравнения фактических остатков имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета выявлены разногласия, то происходит составление сличительных ведомостей.
В сличительных ведомостях суммы излишков и недостач имущества показываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Разногласия фактического наличия имущества с учетными данными, выявленные при инвентаризации, регулируются в соответствии с нормами ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 28 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». В настоящее время употребляется следующий порядок регулирования таких расхождений:
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, попавшие в излишек, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим определением причин возникновения и виновных лиц;
Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по приказуначальника организации на издержки производства и обращения у коммерческой организации (нормы убыли применяются только в случаях выявления фактических недостач);
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Пересортица образуется в результате выдачи материальных ценностей одного сорта вместо требуемого другого сорта и обычно носит неумышленный характер. Если после зачета по пересортице обнаружена нехватка ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
Недостачи имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не определены или во взыскании их с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения.
При списании недостач ценностей или их порче сверх норм естественной убыли необходимо подтверждение обоснованности такого списания. Они должны быть подтверждены следующими документами:
Постановлениями следственных или судебных органов, доказывающими отсутствие виновных лиц;
Отказом на взыскание ущерба с виновных лиц, вынесенным следственными или судебными органами;
Заключением о факте порчи ценностей, полученным от отдела технического контроля или специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, образовавшейся у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения. Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не определены, то суммовые разницы анализируются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на издержки производства и обращения.
Итоговые данные инвентаризации оформляются в ведомости результатов, обнаруженных инвентаризацией (формы № ИНВ-26). В ней определяются предложения о регулировании разниц, выявленных инвентаризацией. Они передаются на рассмотрение начальнику организации, который принимает окончательное решение .
Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией. После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу. Данные проведенной проверки применяются:
Для внесения соответствующих записей в регистры аналитического и синтетического учета;
Для отражения записей в промежуточной (по итогам работы за месяц) или годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Учет недостач и потерь от порчи имущества, включая денежные средства, выявленные при проведении инвентаризации, ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По отношению к бухгалтерскому балансу счет является активным. По дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются:
Фактическая себестоимость недостающих материально- производственных ценностей, обнаруженных инвентаризацией;
Фактическая себестоимость полностью испорченных материально-производственных ценностей, обнаруженных инвентаризацией;
Остаточная стоимость недостающих основных средств, обнаруженных инвентаризацией; остаточная стоимость полностью испорченных основных средств, обнаруженных инвентаризацией;
Сумма потерь по частично испорченным материальным ценностям и другое.
По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» списываются:
Недостатки и утраты ценностей в пределах норм естественной убыли - на счета затрат на производство и расходов на продажу, когда они выявлены при хранении (рис. 1.1.). (Недостачи и потери материальных ценностей в пределах норм естественной убыли);
Сч.25 «Общепроизводственные расходы» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Сч.26 «Общехозяйственные расходы»
Сч.44 «Расходы на продажу»
Рис.1.1. Порядок списания недостач и потерь материальных ценностей в пределах норм естественной убыли на счете « 94 »
Недостачи ценностей сверх величин (норм) естественной убыли и потери от порчи ценностей (рис. 1.2.);
Сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли, потери от порчи ценностей
Рис. 1.2. Порядок отражения на счетах недостач ценностей сверх норм естественной убыли и потери от порчи ценностей.
Недостачи ценностей сверх величин (норм) убыли и утраты от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостачи товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков (рис. 1.3.).
Сч.91-2 «прочие расходы» Сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Рис. 1.3. Порядок отражения на счетах недостач сверх норм естественной убыли и потерь от порчи ценностей, когда отсутствуют виновные убыли и потерь от порчи ценностей, когда отсутствуют виновные или во взыскании по ним отказано судом.
Списание потерь с кредита счета 94 обычно отражается в размерах и величинах, принятых на учет по дебету этого счета. На счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списание недостающих или испорченных материальных ценностей совершается по их фактической себестоимости.
При установлении лиц, виновных в недостачах ценностей сверх норм естественной убыли, потерях от порчи имущества, списание их стоимости может быть произведено по рыночным ценам. В соответствии с нормами ст. 246 Трудового кодекса РФ размер ущерба, нанесенного работником предприятию при утрате или порче имущества, определяется по фактическим потерям. Такие потери исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день нанесения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Поэтому при взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей не по фактической себестоимости, а по рыночным ценам в бухгалтерском учете возникает разница между стоимостью взыскиваемого имущества в разных оценках.
По данному параграфу можно сказать, что после проведения инвентаризации и оформления фактических данных в инвентаризационных описях и актах происходит сравнение полученных сведений с показателями бухгалтерского учета. Если в результате сравнения фактических остатков имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета выявлены разногласия, то происходит составление сличительных ведомостей, в которых показываются суммы излишков и недостач имущества в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
